Archivo muertoDestrucción de archivo muerto en CDMX: cómo hacerlo seguro
Qué es el archivo muerto, cuánto tiempo guardar documentos según el CFF, riesgos de tirarlo y cómo depurarlo paso a paso en la CDMX y el Estado de México.
7 min de lectura
Documentos confidenciales
Destrucción y reciclaje de archivo muerto en CDMX y Estado de México
Recogemos los expedientes, facturas y contratos que tu empresa ya no usa, los destruimos de forma confidencial y reciclamos el papel. Libera espacio sin poner en riesgo los datos de tus clientes y empleados.
¿Qué es el archivo muerto?
Papeles que ya no usas, con datos que siguen valiendo
El archivo muerto es la documentación en papel que una empresa ya no consulta, pero que sigue guardada en cajas, archiveros o bodegas: expedientes cerrados, facturas de ejercicios anteriores, contratos vencidos, nóminas y papelería administrativa.
Ocupa espacio que podrías usar mejor y, sobre todo, contiene información personal y de negocio. Por eso no conviene tirarlo a la basura ni venderlo como papel suelto: lo responsable es destruirlo de forma confidencial y reciclarlo.
El papel también filtra datos
Un expediente tirado en la basura puede llevar nombres, domicilios, RFC, números de cuenta, firmas y datos de salud. Cualquiera que lo encuentre puede leerlo completo.
Proteger los datos es obligación
En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares pide a las empresas cuidar los datos personales que manejan, y eso incluye el momento en que los documentos dejan de servir.
Romper a mano no basta
Partir hojas en dos o tirarlas en bolsas cerradas no impide que alguien las recupere. Lo seguro es triturarlas y que el papel termine en reciclaje, no en la calle.
Qué recolectamos
Todo el papel que tu empresa ya no necesita
Recogemos en oficinas, despachos y bodegas, desde unas cuantas cajas hasta la depuración completa de un archivo. Ideal para mudanzas de oficina, cierres de ejercicio y limpiezas de bodega.
- Expedientes de clientes y empleados
- Facturas y comprobantes vencidos
- Contratos y convenios
- Nóminas y recibos
- Papelería administrativa
- Carpetas, folders y papel de oficina
Cómo funciona
De tu archivero al reciclaje, en cuatro pasos
Tú nos dices cuántas cajas tienes y dónde están. Nosotros nos encargamos de recogerlas, destruirlas y reciclar el papel.
- 01
Nos cuentas qué tienes
Escríbenos con el número aproximado de cajas, dónde están y en qué fecha te conviene la recolección.
- 02
Recolectamos en tu oficina o bodega
Pasamos por las cajas y las trasladamos cerradas hasta su destrucción.
- 03
Destrucción confidencial
Trituramos los documentos para que su contenido no pueda reconstruirse.
- 04
Reciclaje del papel
El papel triturado se envía a reciclaje. Si lo necesitas, pide la constancia de destrucción.
Para quién
Para quien guarda información de otros
Si tu organización maneja expedientes de clientes, pacientes, alumnos o ciudadanos, su archivo muerto merece una destrucción confidencial.
- Empresas y corporativos
- Despachos contables y legales
- Escuelas y universidades
- Clínicas y consultorios
- Dependencias de gobierno
Beneficio ambiental
Destruir no significa desperdiciar
El papel triturado sigue siendo papel. En lugar de terminar en un relleno sanitario, regresa a la cadena de reciclaje.
El papel vuelve a usarse
La fibra del papel triturado se reincorpora como materia prima para fabricar papel y cartón nuevos.
Menos fibra virgen
Cada tonelada de papel que se recicla reduce la necesidad de obtener fibra nueva de los bosques.
Menos residuos en rellenos
El archivo muerto deja de ocupar espacio en rellenos sanitarios, donde el papel se desperdicia.
Todo en una visita
Recolectamos tu equipo y tu archivo muerto en la misma visita
Si además tienes computadoras, servidores o discos duros por dar de baja, coordinamos todo junto: tus documentos se trituran y tus equipos reciben borrado o destrucción de datos antes de reciclarse.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre el archivo muerto
¿Qué se considera archivo muerto?
Son los documentos en papel que tu empresa ya no consulta en su operación diaria: expedientes cerrados, facturas y comprobantes de ejercicios anteriores, contratos vencidos, nóminas, correspondencia y papelería administrativa. Antes de destruirlos, revisa con tu contador o área legal que ya cumplieron su plazo de conservación.
¿Cuánto tiempo debo guardar mis documentos fiscales antes de destruirlos?
Como regla general, el Código Fiscal de la Federación (artículo 30) pide conservar la contabilidad y su documentación cinco años, contados desde que se presentó la declaración relacionada. Hay excepciones, como las pérdidas fiscales o los actos cuyos efectos se prolongan en el tiempo, así que confirma con tu contador antes de depurar.
¿Cómo destruyen los documentos?
Los trituramos para que su contenido no pueda leerse ni reconstruirse, y después el papel se envía a reciclaje. Si tienes requisitos especiales de tu área de cumplimiento, coméntalos al escribirnos.
¿Me entregan una constancia de destrucción?
Pídela al escribirnos y te explicamos qué documentación podemos entregarte para tu expediente de protección de datos.
¿Tengo que quitar grapas, clips o carpetas?
Cuéntanos cómo está tu archivo (cajas, carpetas de argollas, folders) y te decimos cómo prepararlo. En general basta con tenerlo en cajas cerradas e identificadas.
¿Pueden llevarse mi archivo muerto y mis equipos electrónicos en la misma visita?
Coméntalo al solicitar información: según el volumen y el acceso, podemos coordinar en una sola visita la recolección de tus documentos y de tus computadoras, servidores u otros equipos.
¿No encuentras tu respuesta?
Pregúntanos directo, te contestamos en minutos.
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